“嘿,我们可以召开更短、更吸引人的会议吗?”
是软件CEO的问题 吉姆·萨弗兰斯基 从初创公司到财富 100 强公司,几乎所有客户都收到了。因为关键是:客户越来越多地寻求专家指导,了解如何将现场会议时间缩短到 15 分钟或更短。。
客户现在只想要三样东西: 增加接触 员工之间 提高生产力 在那些会议上。 他们想要 减少倦怠问题 变焦疲劳引起的。
Prezi 客户并不孤单:大约一半的高管 接受顾问光辉国际的采访 早在 2019 年,他就声称在会议上花费太多时间会分散他们的工作注意力。 然后Covid也到了。 你现在做什么?
15分钟的会议就足够了,提前
Szafranski 建议在每个参与者方便的时间提前安排会议的各个部分,从而使会议的“现场”部分更加高效。为此,只需录制一个简短的视频来阐明主题以及会议期间需要做出的决定。 “这会引起客人的注意。”
通过视频发送预先信息或与Google Docs等在线系统协作对于“不对称且明亮”的沟通非常有效 我在这里告诉你的. 当员工有不同的时区,或者只是想以不同的方式安排他们的工作日时,它就可以正常工作。
另一个系统是创造没有会议的“心理空间”。空间显然也成为了时间:Szafranski 自己的公司已规定周三不会举行会议,以便让其 300 名员工(来自 13 个国家)喘口气。这个想法是“努力”几天(周一和周二),然后在休息时间重建你的精神能量并收集周中的想法,然后“现场”讨论这些话题。
这需要多长时间?
一点。 一会儿。 上述 15 分钟是一个严重的迹象。 一项微软研究 脑电波显示,连续 30 分钟以上的会议 参与者的压力增加 该公司缩短了 2021 年 Outlook 会议的默认时间。
它也适用于那些已经习惯它的人
软件公司 Zapier 自 2011 年成立以来一直实行远程办公。目前,该公司在 500 个国家拥有约 38 名员工。各个团队每天都会举行简短的 Zoom 会议,称为“站立会议”,每个人都会向同事通报他们在最后一天完成的工作、第二天要做的事情以及任何问题。
然而,在 2020 年, 在他的博客上发帖, Zapier 解释了他的站立会议是如何失控的,经常考虑只与少数成员相关而对其他人无用的话题。
这就是为什么公司取消了这种类型的会议,并用……文本代替。由机器人使用 Slack 消息应用程序中的 Geekbot 软件处理文本通信。该机器人要求团队成员报告他们的工作和任何问题,大约需要一分钟的时间。
应对海啸般的通知,您需要组织……和表情符号
这个问题就会出现。 依赖消息应用程序是否意味着处理无休止的通知? 这不确定。 为避免这种情况,请按主题组织 Slack 频道,并鼓励人们使用表情符号进行快速反应。 如果线程变得太长且难以阅读(当且仅当),那么您安排会议。
然而,即使对于定期会议,自动化也很有用。 Zapier 使用它来创建主题大纲,提前发送给参与者进行审阅,然后发出会议邀请。另一种方法是只关注我们将要讨论的著名 15 分钟内的对话和想法。
当一切都缺失时,即使是面对面的会议也可以改善
罗伯特·克米约夫斯基房地产初创网站 ShareSpace 的 CEO 更喜欢面对面的会议而不是书面记录。 一个质量问题而不是效率问题:他说,人们在面对面时能更好地表达想法和才能。 好的。 那么,我们是否又回到了无休止的会议问题? 一点也不。
Chmielewski 的团队使用三步流程 确保会议简短高效。 第一阶段,组织者定义了一个明确的目的。 第二阶段, 建立议程,而不是按主题来格式化主题,而是用更精确和指向答案的问题。 第三阶段显然,临时会议。但要小心,Chmielewski 补充道:15 分钟只是一个结果,而不是总体目标。